Pół roku KSeF w liczbach producenta i to, co widzimy u klientów

Pół roku po wejściu obowiązkowego KSeF producent SaldeoSMART opublikował pierwsze podsumowanie liczbowe. Ruch w systemie urósł kilkukrotnie, ale u naszych klientów widzimy coś, czego same liczby nie pokazują: ile pracy zostaje poza KSeF.

Ile faktur idzie przez KSeF po pół roku

Według danych SaldeoSMART w lutym system pobierał z KSeF 1,5 mln faktur miesięcznie. W lipcu było to już 8,7 mln, prawie sześć razy więcej. Z tego biura rachunkowe odpowiadają za 4,6 mln pobrań miesięcznie, a firmy z własną księgowością za 2,9 mln. Ponad 86% tych faktur trafia do systemu automatycznie, bez klikania: w tle, zwykle raz na godzinę.

Wysyłka rosła podobnie. Na początku roku to były dziesiątki tysięcy e-faktur miesięcznie, w kwietniu, gdy obowiązek objął pierwszą dużą grupę firm, SaldeoSMART odnotował 556 tysięcy, a w lipcu wysyłka e-faktur, jak podaje producent, „przekroczyła w lipcu 637 tysięcy miesięcznie”. Łącznie, licząc wysyłkę i odbiór, użytkownicy systemu przechodzą już blisko 10 mln faktur miesięcznie.

Producent podaje też, ile osób uczy się KSeF: 73 nowe artykuły w kategorii poświęconej systemowi, przeczytane ponad 47 tysięcy razy, i 11 webinarów z ponad 23,6 tys. uczestnictw. Wśród najczęściej otwieranych instrukcji w centrum pomocy jest ta o komunikatach błędów w KSeF, blisko 12,5 tys. wyświetleń. Samych liczb awarii czy przestojów producent nie publikuje.

Co to zmieniło w pracy biura

Sześciokrotny wzrost pobrań brzmi jak koniec ręcznej obróbki faktur sprzedaży i w dużej mierze tak jest: automatyczne pobieranie co godzinę zdejmuje z biura pilnowanie skrzynki. Pytanie, które słyszymy najczęściej po wdrożeniu, nie dotyczy już samego KSeF, tylko tego, co zostaje obok niego: faktur od zagranicznych kontrahentów, paragonów z delegacji, umów i aneksów. Pisaliśmy o tym szerzej w tekście o tym, co zostało na głowie biura.

Drugie pytanie to uprawnienia: kto w firmie klienta ma dostęp do KSeF i czy biuro na pewno pobiera faktury za wszystkich, których obsługuje. Rośnie też liczba zgłoszeń o błędach przy wysyłce, głównie złe dane kontrahenta albo duplikat numeru faktury, co tłumaczy, czemu instrukcja o komunikatach błędów jest w pierwszej piątce najczęściej otwieranych w centrum pomocy.

Co nas zaskoczyło i co robimy z tym u klientów

Zaskoczyło nas tempo, nie kierunek. Liczby producenta pokazują skok dopiero od kwietnia, dokładnie wtedy, gdy obowiązek objął pierwszą dużą grupę firm. U klientów widzieliśmy to samo: do marca pytania o KSeF w SaldeoSMART były teoretyczne, od kwietnia konkretne, z terminem na biurku.

Samo podłączenie pobierania z KSeF kończymy u klienta w tydzień. Obieg dokumentów, czyli kto akceptuje fakturę i co z nią dalej, odkładamy na osobne ustalenie i podpinamy dopiero wtedy, gdy biuro wie, komu faktura ma trafić po zaakceptowaniu. Łączenie obu kroków naraz zwykle tylko wydłuża wdrożenie, więc rozdzielamy je świadomie.

Punkt wyjścia: wpis na blogu producenta, „KSeF po 6 miesiącach: statystyki i dane z rynku” (sierpień 2026). Ocena i praktyka wdrożeniowa są nasze.