Wdrożenie SaldeoSMART: od licencji do systemu, który pracuje

Co dostajecie w ramach wdrożenia

Wdrożenie SaldeoSMART to konfiguracja konta pod Wasz sposób pracy: firmy, kategorie, rejestry VAT, schematy księgowe, uprawnienia i obieg dokumentów. Robimy to na Waszych dokumentach, nie na przykładowych fakturach z dema. Takie wdrożenia prowadzimy od 2015 roku, a od 2017 jesteśmy w ścisłej czołówce partnerów producenta. Wdrożenie kończy się w momencie, w którym zespół pracuje w systemie sam i przestaje pytać.

Standardowe wdrożenie w biurze rachunkowym prowadzimy w takiej kolejności:

1. Rozmowa o procesie. Ile dokumentów miesięcznie, ile firm, kto dziś co wprowadza, gdzie robi się korek. Zwykle godzina.
2. Konto i pierwsza firma. Ustawiamy jedną, najbardziej typową firmę od początku do końca, razem z połączeniem do programu księgowego. To jest wzorzec dla wszystkich pozostałych.
3. Reguły rozpoznawania. Kategorie, wymiary, schematy dekretacji, rozpoznawanie kontrahentów, reguły dla AI. Tu decyduje się, ile pracy zostanie człowiekowi.
4. Uprawnienia i obieg: kto widzi, kto akceptuje, kto tylko odnotowuje.
5. Przeniesienie reszty firm. Seryjnie, na gotowym wzorcu.
6. Szkolenie i pierwsze zamknięcie miesiąca pod opieką. Najwięcej pytań pada nie w dniu szkolenia, tylko dwudziestego dnia następnego miesiąca.

Przed tym wszystkim jest jeszcze prezentacja na żywym systemie, bez zobowiązań, po to, żeby zobaczyć, o czym w ogóle rozmawiamy.

Ile to trwa

Konfiguracja jednej firmy w biurze zajmuje zwykle od kilkunastu minut do godziny, zależnie od liczby schematów księgowych i tego, jak nietypowe są dokumenty. Wąskim gardłem prawie nigdy nie jest program. Jest nim decyzja po Waszej stronie: kto ma akceptować koszty i według jakich reguł mają być dzielone wymiary. W tym też pomagamy, bo widzieliśmy już kilkadziesiąt takich układów.

Czego program nie załatwi

SaldeoSMART nie zaksięguje dokumentu, którego nigdy nie widział. Nauczy się wzorca, ale pierwszy raz i tak robi człowiek. Jeśli w firmie każda faktura kosztowa jest inna i nie da się z nich ułożyć kategorii, automatyzacja odda mniej, niż zapowiada folder z funkcjami. Wolimy powiedzieć to na rozmowie niż po trzech miesiącach.

Kiedy mówimy: jeszcze nie teraz

Poniżej mniej więcej stu dokumentów miesięcznie pełny obieg z akceptacjami zwykle się nie spina, bo koszt ustawienia i pilnowania procesu przewyższa to, co oszczędza. W takiej skali proponujemy sam odczyt dokumentów z wysyłką do programu księgowego, a obieg zostawiamy na moment, gdy urośnie zespół albo liczba wyjątków. To nadal jest dobre wdrożenie, tylko mniejsze.