Obieg dokumentów w SaldeoSMART: akceptacje i terminy

Co ta funkcja robi

Obieg prowadzi dokument od wpłynięcia do zaksięgowania: kieruje go do właściwej osoby, zbiera akceptacje, pilnuje terminu i zostawia ślad, kto co zatwierdził. Obejmuje nie tylko faktury, ale także umowy, polisy, pisma i dokumenty, które nigdy nie trafią do KSeF.

Efekt, który widać najszybciej, nie jest księgowy. To koniec pytania „czy ktoś widział fakturę za paliwo z lipca".

Panel dokumentu w obiegu SaldeoSMART z informacją o akceptacji równoległej, jedna z trzech osób — System pilnuje, ilu ludzi z grupy zaakceptowało dokument, i nie puszcza go dalej za wcześnie. materiał SaldeoSMART

Lista grup użytkowników w obiegu SaldeoSMART: akceptanci, weryfikujący, kadry — Grupy odpowiedzialne za poszczególne etapy obiegu, osobno dla biura i dla firmy klienta. materiał SaldeoSMART

Krok 1 Dokument wpływa

faktura, umowa, polisa, pismo
dostaje opis i kategorię

Krok 2 Idzie do właściwej osoby

kierownik projektu widzi kwotę i dostawcę
nie musi znać planu kont

Krok 3 Akceptacja z terminem

widać, kto i kiedy zatwierdził
zaległe przypomina o sobie samo

Krok 4 Księgowość

komplet opisu razem z dokumentem
nikt nie odtwarza, czego dotyczył wydatek

Ścieżkę układa się pod konkretny zespół. Ten układ jest najczęstszy w firmie z kilkoma osobami akceptującymi koszty.

SaldeoSMART. O to biega w obiegach! — Obieg dokumentów w SaldeoSMART pokazany przez producenta: dwie minuty na to, co wyżej opisujemy słowami. film SaldeoSMART · obejrzyj na YouTube

Jak to wygląda w pracy

W firmie faktura kosztowa wpada z KSeF, maila albo skanu, dostaje podpowiedzianą kategorię i wymiar, po czym idzie do osoby merytorycznej: kierownika projektu, brygadzisty, właściciela oddziału. Ta osoba nie musi znać planu kont; widzi kwotę, dostawcę i pytanie „czy to nasze". Po akceptacji dokument trafia do księgowości z gotowym opisem.

W biurze rachunkowym obieg pracuje w drugą stronę: to klient dostarcza dokumenty i to jemu trzeba pokazać, czego brakuje. Największą część czasu odzyskuje się nie na dekretacji, tylko na korespondencji o brakach.

Co jest w którym pakiecie

Tabela idzie prosto z cennika producenta, tego samego, na którym liczy nasz kalkulator. Stan: sierpień 2026.

W pakietach dla biur rachunkowych

Funkcja	Asystent księgowego	Specjalista biura	Ekspert biura
Obieg dokumentów
podstawowe obiegi dla dokumentów (Faktura, Umowa, Pismo)	✓	✓	✓
tworzenie indywidualnych obiegów dokumentów	×	×	✓
tworzenie i nadawanie uprawnień dla grup użytkowników	×	×	✓
ustawienie widoczności dokumentów dla wybranych grup	×	×	✓
dostęp do obiegu dokumentów po stronie klienta	×	×	✓
historia zmian dla dokumentów	×	×	✓
statystyki i raporty pracy nad dokumentami	×	×	✓
Obieg dokumentów · funkcje dla klienta
podstawowe obiegi dla dokumentów (Faktura, Umowa, Pismo)	✓	✓	✓
tworzenie indywidualnych obiegów dokumentów	×	×	✓
tworzenie i nadawanie uprawnień dla grup użytkowników	×	×	✓
ustawienie widoczności dokumentów dla wybranych grup	×	×	✓
historia zmian dla dokumentów	×	×	✓
statystyki i raporty pracy nad dokumentami	×	×	✓

W pakietach dla firm

Funkcja	Asystent e-faktur	Asystent firmy	Specjalista firmy	Ekspert firmy
podstawowe obiegi dla dokumentów (Faktura, Umowa, Pismo)	✓	✓	✓	✓
tworzenie indywidualnych obiegów dokumentów	×	×	×	✓
tworzenie i nadawanie uprawnień dla grup użytkowników	×	×	×	✓
ustawienie widoczności dokumentów dla wybranych grup	×	×	×	✓
historia zmian dla dokumentów	×	×	×	✓
statystyki i raporty pracy nad dokumentami	×	×	×	✓

O czym warto wiedzieć zawczasu

Obieg pokaże, że faktura czeka jedenaście dni na akceptację. Decyzja i tak pozostaje po stronie człowieka i zwykle właśnie tam trzeba coś zmienić. Program bardzo pomaga to zobaczyć, ale nie zastąpi ustalenia, kto i w jakim czasie akceptuje.

Przy małej skali, mniej więcej poniżej stu dokumentów miesięcznie i przy jednej osobie akceptującej, pełny obieg dokłada klikania więcej, niż odejmuje. Mówimy o tym wprost na rozmowie i częściej proponujemy wtedy sam odczyt z eksportem, a obieg zostawiamy na moment, gdy urośnie zespół.

Co przy tym ustawiamy

Ścieżki akceptacji, uprawnienia, terminy i przypomnienia, reguły kierowania dokumentów do osób i schematy dla dokumentów, które nie są fakturą. Do tego zestawienia, które same przypominają o zaległościach. To zwykle robota dla naszych robotów.

Powiązane

Obieg dokumentów: kto widzi, kto akceptuje, co po terminie