Obieg dokumentów i akceptacje w SaldeoSMART

Faktura, umowa czy polisa trafia do właściwej osoby, czeka na akceptację z terminem i zostawia ślad, kto ją zatwierdził.

Kto widzi dokument, kto go akceptuje i do kiedy

Obieg obejmuje nie tylko faktury, ale także umowy, polisy, pisma i dokumenty, które nigdy nie trafią do KSeF. Każdy z nich trafia do właściwej osoby, zbiera akceptacje w terminie, a system zapisuje, kto co zatwierdził.

Efekt widać najpierw poza księgowością: nikt już nie pyta, czy ktoś widział fakturę za paliwo z lipca.

Panel dokumentu w obiegu SaldeoSMART z informacją o akceptacji równoległej, jedna z trzech osób — System pilnuje, ilu ludzi z grupy zaakceptowało dokument, i nie puszcza go dalej za wcześnie. materiał SaldeoSMART

Lista grup użytkowników w obiegu SaldeoSMART: akceptanci, weryfikujący, kadry — Grupy odpowiedzialne za poszczególne etapy obiegu, osobno dla biura i dla firmy klienta. materiał SaldeoSMART

Krok 1 Dokument wpływa

faktura, umowa, polisa, pismo
dostaje opis i kategorię

Krok 2 Idzie do właściwej osoby

kierownik projektu widzi kwotę i dostawcę
nie musi znać planu kont

Krok 3 Akceptacja z terminem

widać, kto i kiedy zatwierdził
zaległe przypomina o sobie samo

Krok 4 Księgowość

komplet opisu razem z dokumentem
nikt nie odtwarza, czego dotyczył wydatek

Ścieżkę układa się pod konkretny zespół. Ten układ jest najczęstszy w firmie z kilkoma osobami akceptującymi koszty.

SaldeoSMART. O to biega w obiegach! — Obieg dokumentów w SaldeoSMART pokazany przez producenta: dwie minuty na to, co wyżej opisujemy słowami. film SaldeoSMART · obejrzyj na YouTube

W firmie i w biurze obieg idzie w inną stronę

W firmie faktura kosztowa wpada z KSeF, maila albo skanu, dostaje podpowiedzianą kategorię i wymiar, po czym idzie do osoby merytorycznej: kierownika projektu, brygadzisty, właściciela oddziału. Ta osoba nie musi znać planu kont; widzi kwotę, dostawcę i pytanie „czy to nasze”. Po akceptacji dokument trafia do księgowości z gotowym opisem.

W biurze rachunkowym obieg pracuje w drugą stronę: to klient dostarcza dokumenty i to jemu trzeba pokazać, czego brakuje. Najwięcej czasu biuro odzyskuje na korespondencji o brakach.

Co jest w którym pakiecie

W pakietach dla biur rachunkowych

Funkcja	Asystent księgowego	Specjalista biura	Ekspert biura
Obieg dokumentów
podstawowe obiegi dla dokumentów (Faktura, Umowa, Pismo)	✓	✓	✓
tworzenie indywidualnych obiegów dokumentów	×	×	✓
tworzenie i nadawanie uprawnień dla grup użytkowników	×	×	✓
ustawienie widoczności dokumentów dla wybranych grup	×	×	✓
dostęp do obiegu dokumentów po stronie klienta	×	×	✓
historia zmian dla dokumentów	×	×	✓
statystyki i raporty pracy nad dokumentami	×	×	✓
Obieg dokumentów · funkcje dla klienta
podstawowe obiegi dla dokumentów (Faktura, Umowa, Pismo)	✓	✓	✓
tworzenie indywidualnych obiegów dokumentów	×	×	✓
tworzenie i nadawanie uprawnień dla grup użytkowników	×	×	✓
ustawienie widoczności dokumentów dla wybranych grup	×	×	✓
historia zmian dla dokumentów	×	×	✓
statystyki i raporty pracy nad dokumentami	×	×	✓

W pakietach dla firm

Funkcja	Asystent e-faktur	Asystent firmy	Specjalista firmy	Ekspert firmy
podstawowe obiegi dla dokumentów (Faktura, Umowa, Pismo)	✓	✓	✓	✓
tworzenie indywidualnych obiegów dokumentów	×	×	×	✓
tworzenie i nadawanie uprawnień dla grup użytkowników	×	×	×	✓
ustawienie widoczności dokumentów dla wybranych grup	×	×	×	✓
historia zmian dla dokumentów	×	×	×	✓
statystyki i raporty pracy nad dokumentami	×	×	×	✓

Źródło: cennik SaldeoSMART, październik 2026 (ten sam, z którego liczy nasz kalkulator).

Gdzie faktura utyka

Obieg pokaże, że faktura czeka jedenaście dni na akceptację. Kto i w jakim czasie ma ją zaakceptować, ustala jednak firma, i zwykle właśnie tę ścieżkę trzeba poprawić. Układamy ją razem z Wami przy wdrożeniu. Przy jednej osobie akceptującej wystarcza krótsza ścieżka niż w firmie z kilkoma działami.

Ścieżki, zastępstwa i przypomnienia

Ustawiamy ścieżki akceptacji, uprawnienia, terminy i przypomnienia, reguły kierowania dokumentów do osób i schematy dla dokumentów, które nie są fakturą. Część zestawień zaległości przygotowujemy jako roboty, które wysyłają raport o stałej godzinie.

Powiązane

Pokażemy obieg ułożony pod Wasz zespół

Ścieżkę obiegu układamy pod Wasz zespół. Napiszcie, kto u Was akceptuje koszty, a pokażemy propozycję na prezentacji.

Prezentację prowadzi osoba, która potem wdraża system. Szybciej przez telefon: 513 805 506

Umów prezentację albo policz koszt pakietu →