Historia zmian na fakturze: kto i kiedy coś poprawił

SaldeoSMART dodał historię zmian na fakturze: kto i kiedy coś poprawił, zanim dokument trafił do klienta albo do KSeF. Dla biura, w którym nad tą samą fakturą pracuje księgowa i osoba po stronie klienta, to koniec zgadywania, która wersja jest ostatnia.

Co zapisuje historia faktury

Funkcja działa na fakturach sprzedaży, z jednym wyjątkiem: proformy jej nie mają. Producent wymienia konkretne zdarzenia, które trafiają do zapisu: wystawienie faktury z informacją, czy zrobiło to biuro czy klient biura, zmianę opisu, zmianę ilości na pozycji z automatycznym przeliczeniem netto, brutto i VAT, dodanie nowej pozycji, zmianę sposobu płatności i odpięcie rachunku bankowego.

Zapisywane jest też źródło wystawienia: panel www albo aplikacja mobilna. To ostatnie ma sens głównie wtedy, gdy ta sama osoba wystawia część faktur z telefonu w trasie, a część z komputera w biurze, i później trzeba ustalić, która wersja powstała gdzie.

Proformy są z historii wyłączone. To ma sens: proforma nie jest dokumentem księgowym i nie idzie do KSeF, więc śledzenie kto-co-kiedy na niej nie niesie tego samego ryzyka co na fakturze właściwej. Producent odsyła też do artykułu w Centrum pomocy o historii zmian na detalach dokumentu, co sugeruje, że podobny zapis działa szerzej niż tylko na fakturach sprzedaży, choć artykuł źródłowy nie precyzuje dokładnie, które inne typy dokumentów są objęte.

Dla kogo ma znaczenie: kilka osób na jednym koncie

Producent adresuje funkcję do biur rachunkowych i firm, w których nad fakturami pracuje więcej niż jedna osoba. To dokładnie ten scenariusz, który widzimy najczęściej: klient biura wystawia fakturę sam, księgowa poprawia pozycję albo sposób płatności, a tydzień później nikt nie pamięta, która zmiana była ostatnia i czy w ogóle ktoś ją zrobił.

Historia nie zastępuje rozmowy z klientem, ale skraca ją. Zamiast przeszukiwać maile, biuro otwiera jedną fakturę i widzi ciąg zdarzeń z datami.

Co to zmienia u naszych klientów

Przy biurach, które obsługują kilkoro klientów na jednym koncie SaldeoSMART, historia faktury staje się pierwszym miejscem sprawdzenia, zanim dokument pójdzie do KSeF: widać, czy ktoś coś zmienił po wystawieniu i czy przeliczenie VAT po zmianie ilości wyszło poprawnie. Jedno zdanie zastrzeżenia: historia pokazuje, co się zmieniło, nie pilnuje, kto w ogóle ma prawo zmieniać faktury. Uprawnienia do edycji wciąż trzeba ustalić osobno, w ustawieniach konta, i to robimy przy każdym wdrożeniu z kilkoma osobami po stronie klienta.

Praktycznie wygląda to tak: przy konfiguracji konta dla biura z kilkoma klientami najpierw ustawiamy, kto może wystawiać, a kto tylko podglądać, a dopiero potem pokazujemy historię jako narzędzie do bieżącej kontroli. W odwrotnej kolejności łatwo o wrażenie, że sama historia wystarczy jako zabezpieczenie, a nie wystarczy.

Punkt wyjścia: wpis na blogu producenta, „Historia faktury w SaldeoSMART. Sprawdź, kto i kiedy wprowadził zmiany" (19.10.2026, autorka Małgorzata Mizera). Ocena i rekomendacja wdrożeniowa są nasze.

Fakty w tym wpisie pochodzą z komunikatu producenta SaldeoSMART. Ocena, przykłady i opis praktyki są nasze.