KSeF dla mikroprzedsiębiorców od 2027 roku: limit 10 000 zł i co przygotować wcześniej

Od nowego roku KSeF czeka też na najmniejsze firmy. Od 1 stycznia 2027 obowiązek obejmie wszystkich, którzy wystawiają faktury, a dotąd wiele mikroprzedsiębiorców korzystało z odroczenia, bo wystawiali ich niewiele. Ta furtka się zamyka i dla części z nich będzie to pierwsze zetknięcie z systemem.

Jak liczyć limit 10 000 zł i kto się jeszcze w nim łapie

Odroczenie w 2026 roku dotyczy firm, u których miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami podlegającymi obowiązkowi KSeF nie przekracza 10 000 zł brutto. To nie jest limit przychodu firmy. Liczy się wyłącznie wartość faktur, które i tak musiałyby pójść do KSeF, więc sprzedaż poza tym obowiązkiem (np. dla konsumentów) w ogóle się nie wlicza.

Przy naszych klientach pierwsze pytanie brzmi: "to ile dokładnie wystawiamy miesięcznie?". Zwykle nikt nie liczył tego osobno od całego przychodu. Rzemieślnik, który fakturuje firmom za 4 000 zł miesięcznie, a resztę obrotu robi z klientami prywatnymi na paragon, łapie się w limit bez trudu. Firma usługowa z kilkoma stałymi kontraktami B2B na 12 000 zł już nie.

Od 1 stycznia 2027 roku ten rachunek przestaje mieć znaczenie. Niezależnie od tego, czy ktoś wystawia jedną fakturę miesięcznie czy pięćdziesiąt, obowiązek KSeF obejmie wszystkich. Jednoosobowa działalność, spółka cywilna, inna forma prowadzenia firmy: forma nie ma tu wpływu, liczy się tylko to, czy wystawia się faktury objęte obowiązkiem.

Faktury dla osób prywatnych zostają poza KSeF

Obowiązek dotyczy relacji B2B. Faktury wystawiane konsumentom, czyli osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, są z niego wyłączone. Mikrofirma, która sprzedaje jednocześnie firmom i osobom prywatnym, musi więc rozdzielić te dwa tory: faktura dla firmy idzie do KSeF, faktura dla klienta prywatnego może zostać wystawiona tak jak dotąd.

W praktyce to najczęstsza mikrofirma, z jaką się spotykamy: fryzjer, warsztat, mały sklep internetowy, który część zamówień fakturuje na firmy. U takich klientów ustalamy najpierw, które dokumenty w ogóle trafiają do KSeF, zanim zajmiemy się czymkolwiek innym. Dopisanie tego rozróżnienia na później kończy się tym, że ktoś wysyła do systemu fakturę, która tam wcale nie musiała trafić.

Co u mikrofirmy sprawdzamy przed 1 stycznia

Dostęp do KSeF i uwierzytelnienie trzeba mieć gotowe zanim przyjdzie pierwsza faktura po terminie, nie w dniu, w którym się ona pojawi. W SaldeoSMART to kilkanaście minut: połączenie konta z numerem NIP, wybór sposobu uwierzytelnienia i sprawdzenie, czy odbiór faktur zakupowych działa, zanim jeszcze coś trzeba będzie wysłać.

Druga rzecz, którą sprawdzamy, to kto w firmie faktycznie ogarnia dokumenty. W jednoosobowej działalności bez pracowników odpowiedź jest prosta, ale tam, gdzie jest dwóch wspólników albo jedna osoba zatrudniona do faktur, warto to ustalić pisemnie, zamiast zakładać, że "ktoś to sprawdzi". Trzecia: test przed terminem. Wystawienie i odebranie pierwszej faktury próbnej w grudniu kosztuje piętnaście minut, a usuwa większość nerwowości ze stycznia.

Czego nie robimy jako partner wdrożeniowy: nie liczymy za klienta podatku i nie odpowiadamy, czy dana transakcja w ogóle podlega fakturowaniu. To pytania do księgowego albo doradcy podatkowego. Układamy stronę dokumentową: dostęp, konfigurację i to, żeby faktura trafiła do KSeF tam, gdzie powinna, i nigdzie więcej.

Punkt wyjścia: wpis na blogu producenta, „KSeF dla mikroprzedsiębiorców od 2027 roku – co trzeba wiedzieć?" (9.10.2026). Ocena i praktyka wdrożeniowa są nasze.

Fakty w tym wpisie pochodzą z komunikatu producenta SaldeoSMART. Ocena, przykłady i opis praktyki są nasze.