Kary za KSeF: zapowiedź odroczenia do końca 2027 i porządek w dokumentach

Dziś ustawa o VAT przewiduje, że kary za błędy w KSeF zaczną się od 1 stycznia 2027. Ministerstwo Finansów zapowiedziało 16 września 2026, że odroczy je do 31 grudnia 2027. Na dzień 5 października 2026 to zapowiedź, a nie obowiązujące prawo. Stan sprawdziliśmy na stronach rządowych, a poniżej piszemy, co z niego wynika dla dokumentów w firmie.

Co grozi w obecnym brzmieniu przepisów

Według art. 106ni ustawy o VAT naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze, a gdy faktura nie wykazuje podatku, do 18,7% kwoty należności ogółem. Portal ksef.podatki.gov.pl podaje, że kary będą nakładane za naruszenia dokonane od 1 stycznia 2027. Producent SaldeoSMART wymienia wśród takich naruszeń fakturę wystawioną poza KSeF mimo obowiązku, fakturę nieprzesłaną w terminie i fakturę niewysłaną do systemu po zakończeniu awarii. To kwoty maksymalne, a nie stawki. Jak przepisy stosuje się w konkretnej sprawie, rozstrzyga doradca podatkowy, nie my.

Zapowiedź to jeszcze nie przepis

Komunikat Ministerstwa Finansów z 16 września 2026 brzmi: „Resort finansów wydłuża okres odroczenia kar za błędy związane ze stosowaniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) do 31 grudnia 2027 r.” Ta sama strona ministerstwa dodaje, że zmiana wymaga ustawy i że prace nad projektem dopiero się zaczynają.

Stan na 5 października 2026: to zapowiedź. Ustawy w Dzienniku Ustaw nie ma, w Sejmie nie ma druku w tej sprawie. Media piszą o projekcie opublikowanym na stronach Rządowego Centrum Legislacji. Nie udało nam się tego potwierdzić na stronie rządowej, więc na tej wiadomości niczego nie opieramy. Czy zmiana zostanie uchwalona przed 1 stycznia 2027, na dziś nie wiadomo.

Odroczenie kar nie jest odroczeniem obowiązku. Od 1 stycznia 2027 KSeF jest obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, a ministerstwo pisze, że organy KAS mają reagować na faktury wystawiane poza systemem i sprawdzać, czy to nie prowadzi do nierzetelnego rozliczenia podatku.

Porządek w obiegu przyda się niezależnie od daty kar

Data kar może się przesunąć, a faktury od stycznia i tak trzeba będzie wystawiać i odbierać po nowemu. Dlatego patrzymy na sprawę od strony dokumentów. Zwykle chodzi o cztery rzeczy, które firma powinna mieć ułożone bez względu na to, co zdecyduje ustawodawca:

• Kto sprawdza fakturę przed wysłaniem. Faktury przyjętej przez KSeF nie edytuje się, wystawia się korektę, więc kontrola przed wysyłką jest tańsza niż poprawianie po.
• Numeracja. Numer faktury nadaje wystawca, a numer KSeF nadaje system. To dwa różne numery i oba muszą być przy dokumencie.
• Awaria i tryb offline. Ktoś z imienia i nazwiska pilnuje, żeby faktura wystawiona w takim trybie trafiła potem do KSeF.
• Zastępstwa. Kto wystawia i wysyła fakturę, gdy osoba odpowiedzialna ma urlop.

U klientów zaczynamy od spisania, kto wystawia, kto sprawdza i kto zastępuje, a numerację i wysyłkę do KSeF ustawiamy przy wdrożeniu SaldeoSMART, w jednym przebiegu z fakturami sprzedaży i obiegiem dokumentów.

Źródła: komunikat Ministerstwa Finansów z 16.09.2026 (gov.pl), strona ksef.podatki.gov.pl z odpowiedziami na najczęstsze pytania, blog SaldeoSMART: Kary KSeF od stycznia 2027 roku (5.08.2026, powstał przed zapowiedzią) i Zmiany w KSeF (lista aktualizowana). Stan prawny na 5.10.2026. To opis dokumentowy, nie porada podatkowa.

Fakty w tym wpisie pochodzą z komunikatu producenta SaldeoSMART. Ocena, przykłady i opis praktyki są nasze.