Roboty dla biur na SaldeoSMART i Comarch ERP Optima

Pilotaż dla biur rachunkowych · SaldeoSMART + Comarch ERP Optima · start: listopad 2026

Budujemy automaty dla biur, które pracują na SaldeoSMART i Comarch ERP Optima. Najważniejszy z nich przejmuje najbardziej powtarzalną część miesiąca: przeniesienie zatwierdzonych dokumentów do Optimy i zaksięgowanie ich. Od lipca 2026 robot pracuje w biurze rachunkowym naszego klienta. Teraz szukamy kilku kolejnych biur na pilotaż. Poniżej warunki, w których robot działa najlepiej.

Co dziś potrafią nasze roboty

Co biuro widzi rano

Raport w Excelu i w mailu: ile dokumentów robot pobrał, ile zaksięgował i przy których firmach trzeba zajrzeć. W kolumnie „Do weryfikacji” lądują dokumenty, których SaldeoSMART nie pozwala jeszcze wysłać, bo brakuje w nich danych, dokumenty poprawione po wysłaniu do Optimy oraz te, których Optima nie przyjęła, razem z numerem i powodem. Resztę dnia księgowa zaczyna od tej listy, a nie od importu.

Kiedy robot księguje sam, a kiedy najpierw porządkujemy schematy

Robot księguje dokumenty jednej firmy jednym schematem zakupu i jednym schematem sprzedaży. W KPiR zamiast schematu działa kategoria z przypisaną kolumną księgi, w ryczałcie kategoria sprzedaży ze stawką. To wystarcza, gdy schemat sam rozpoznaje rodzaj kosztu, na przykład bierze konto z kategorii dokumentu, a kategorie przychodzą z SaldeoSMART poprawnie przypisane.

Jeśli u klienta przy różnych kosztach wybiera się różne schematy albo każda firma ma inny plan kont, robot nie zgadnie, który wybrać. Wtedy proponujemy najpierw wdrożenie wzorcowych schematów, a czasem wzorcowej bazy z planem kont, na której opierają się kolejne firmy. Do czasu takiego porządku robot pracuje w węższym zakresie: podgląd faktur, podatki i ZUS w panelu klienta, wysyłka i archiwum. Formularz niżej pokaże, która droga pasuje do Waszego biura.

Jak przebiega pilotaż

1. Formularz kwalifikacyjny poniżej, około 5 minut. Zgłoszenie do niczego nie zobowiązuje.
2. Webinar z pokazem robota na żywo i sesją pytań i odpowiedzi. Termin podamy wszystkim zgłoszonym biurom. Dopiero po nim decydujecie, czy wchodzicie w pilotaż.
3. Rozmowa techniczna, 30 minut zdalnie: dostęp do bazy Optimy, API SaldeoSMART, komputer, na którym robot będzie pracował o stałej godzinie.
4. Instalacja i konfiguracja, około 2 godzin zdalnie. Łączymy firmy z SaldeoSMART z bazami Optimy (robot sprawdza powiązanie po identyfikatorze z SaldeoSMART i po pieczątce firmy), ustawiamy schematy i to, u których klientów księgować sprzedaż.
5. Pierwszy bieg przy nas na 3-5 firmach, potem cała lista.
6. Godzina szkolenia dla zespołu: jak czytać raport i co robić z pozycjami „Do weryfikacji”.
7. 30 dni opieki. Raz w tygodniu przeglądamy z Wami raporty i poprawiamy ustawienia.

Warunki pilotażu

• Pakiet wdrożeniowy: 2 970 zł netto, do 10 godzin pracy konsultanta (konfiguracja, łączenie firm, schematy, szkolenie, asysta przy pierwszych biegach). Rozliczamy co 15 minut, pakiet jest ważny 3 miesiące, każda godzina ponad pakiet to 297 zł netto.
• Za pracę robota nie płacicie do końca 2026 roku. Abonament według cennika liczymy od 1 stycznia 2027. Cennik robotów dostaniecie na piśmie, zanim abonament zacznie obowiązywać.
• Biura z pilotażu mają największy wpływ na to, co robot będzie umiał. Ich prośby trafiają na początek planu rozwoju, a o kolejności nowych funkcji rozmawiamy z nimi w pierwszej kolejności.
• W zamian prosimy o trzy rzeczy: pomiar (ile dokumentów miesięcznie i ile czasu zajmowały wcześniej), dwie krótkie rozmowy o tym, co działa, a co przeszkadza, oraz gotowość do referencji, jeśli robot się u Was sprawdzi.
• W pierwszej turze przyjmujemy 5 biur. Decyduje kolejność zgłoszeń, które przejdą kwalifikację.

Wymagania i bezpieczeństwo

• Comarch ERP Optima w wersji stacjonarnej, lokalnie albo na serwerze biura. Optimę w chmurze Comarch obejmie kolejna tura.
• SaldeoSMART dla biur rachunkowych w pakiecie Asystent Księgowego, Specjalista albo Ekspert. W pakiecie Asystent Księgowego przekazywanie podatków i ZUS do panelu klienta ma ograniczenia. Pobieranie dokumentów i księgowanie działają w każdym z tych pakietów. Jeśli zależy Wam na pełnym zakresie, pomożemy przejść na pakiet Specjalista.
• Komputer albo serwer z Windows i Optimą. Nikt nie musi przy nim siedzieć: wystarczy rozłączona sesja użytkownika, na przykład po zamknięciu pulpitu zdalnego.
• Robot pracuje u Was. Dokumenty idą wprost z SaldeoSMART do Optimy, bez naszego serwera po drodze. Do Optimy zapisuje przez oficjalny interfejs programistyczny producenta, nigdy bezpośrednio do bazy.
• Każdy dokument jest księgowany najwyżej raz, także gdy bieg przerwie restart komputera.

Pytania, które słyszymy najczęściej

Czy zgłoszenie zobowiązuje do zapłaty za pilotaż?

Nie. Formularz mówi nam tylko, jak pracuje Wasze biuro. Przed decyzją zapraszamy na webinar z pokazem robota i sesją pytań i odpowiedzi. Pakiet wdrożeniowy opłacacie dopiero po podpisaniu umowy pilotażowej. Jeśli pilotaż nie będzie dla Was, z odpowiedzi w formularzu przygotujemy inną propozycję.

Ile będzie kosztował robot po pilotażu?

Biura z pilotażu nie płacą za pracę robota do końca 2026 roku. Abonament liczymy od 1 stycznia 2027, a cennik robotów dostaniecie na piśmie, zanim zacznie obowiązywać.

Czy robot zaksięguje dokument, którego Optima nie przyjmie?

Nie. Taki dokument zostaje niezaksięgowany i trafia do raportu z numerem i powodem. Dokumenty wewnętrzne i kategorie bez kolumny w KPiR robot rozpoznaje wcześniej i opisuje w raporcie zamiast próbować je księgować.

Co, jeśli księgowa sama pobierze dokumenty z SaldeoSMART?

SaldeoSMART oddaje dokument tylko raz, więc robot go nie pobierze drugi raz, ale zaksięguje to, co leży w rejestrze VAT niezaksięgowane. Duplikatów nie będzie.

Czy robot księguje każdy miesiąc?

Robot pracuje na miesiącu, który biuro rozlicza, zwykle poprzednim. Dokumenty z innych okresów zostają do decyzji księgowej.

Czy działa z Optimą w chmurze?

Pilotaż obejmuje Optimę stacjonarną. Jeśli pracujecie w Optimie w chmurze Comarch, napiszcie mimo to: zbieramy takie biura do kolejnej tury.