Przelewy w 2027: numer KSeF w tytule i nowy standard ISO 20022

W 2027 roku zmienią się dwie rzeczy w płatnościach firmowych i obie dotyczą danych, a nie wyglądu bankowości. Od 1 stycznia w tytule przelewu za fakturę z KSeF ma stać numer KSeF. W pierwszej połowie roku system ELIXIR, którym banki rozliczają przelewy krajowe, ma przejść na komunikaty ISO 20022. Producent SaldeoSMART opisał obie zmiany we wrześniu. My dopisujemy, co z nich wynika dla dokumentów i płatności w firmie.

Numer KSeF w tytule przelewu od 1 stycznia 2027

Od 1 stycznia 2027 czynny podatnik VAT, który płaci przelewem albo poleceniem zapłaty za fakturę ustrukturyzowaną innego czynnego podatnika, wpisuje w tytule numer KSeF tej faktury. Dotyczy to także podmiotu trzeciego, który płaci za nabywcę, na przykład firmy faktoringowej. Numer ma 35 znaków i nadaje go system po przyjęciu faktury.

Przy płatności za kilka faktur jednego sprzedawcy zamiast listy numerów podaje się identyfikator zbiorczy. Też ma 35 znaków (zawiera NIP, oznaczenie IZ oraz rok i miesiąc wygenerowania), a tworzy go KSeF, nie bank. Może to zrobić wystawca, ale także odbiorca faktur.

Obowiązek dotyczy przelewów i poleceń zapłaty, więc gotówki, karty i BLIK-a nie obejmuje. Nie obejmuje też rozliczeń z podmiotami, które nie są czynnymi podatnikami VAT. Wyjątki są wąskie (m.in. faktury z trybu offline, które nie trafiły jeszcze do systemu), a pełny opis jest na stronie Ministerstwa Finansów. Producent pisze, że pracuje nad obsługą obu rozwiązań w aplikacji. Terminu nie podaje.

ISO 20022: ten sam przelew, inaczej zapisane dane

ISO 20022 to międzynarodowy standard komunikatów płatniczych w formacie XML. Polska przeszła na niego w systemie SORBNET3 we wrześniu 2025 roku. Teraz kolej na ELIXIR, a migracja jest planowana na pierwszą połowę 2027 roku.

Dla płacącego przelew wygląda tak samo: odbiorca, rachunek, kwota. Zmienia się sposób zapisu danych o stronach. Bank oczekuje ich w uporządkowanych polach, na przykład z adresem rozbitym na ulicę, numer, kod pocztowy i miejscowość, a nie wpisanym jednym ciągiem. Standardu nie wdraża firma, tylko bank i dostawca oprogramowania płatniczego.

Terminy płatności zagranicznych przesuwają się osobno. SWIFT odroczył wymóg adresów ustrukturyzowanych, planowany pierwotnie na listopad 2026, a nowy harmonogram ma ogłosić do końca grudnia 2026. Dla ELIXIR producent nadal podaje pierwszą połowę 2027.

Co to zmienia w kartotece i w dopasowaniu płatności

Obie zmiany dotykają danych, które firma już ma, tylko w mniej wygodnej formie. Numer KSeF w tytule powinien ułatwić dopasowanie płatności do faktury, bo wskaże dokument jednoznacznie. Na naszej stronie o rozrachunkach piszemy, że dopasowanie działa tym lepiej, im porządniej opisane są tytuły, a płatności zbiorcze bez numerów zostawiały dotąd część pracy ręcznej. Identyfikator zbiorczy ma ten kłopot rozwiązać. Tak to wygląda na papierze. Jak SaldeoSMART odczyta numer KSeF i identyfikator z wyciągu, jeszcze nie widzieliśmy, więc niczego nie obiecujemy.

Druga sprawa to adresy w kartotece kontrahentów. Zdarzają się tam wpisy z ulicą, numerem i kodem w jednym polu albo bez kodu pocztowego. Pod ISO 20022 takie dane trzeba będzie rozbić, a robi się to wygodniej teraz, bez presji terminu, niż w ostatnim kwartale. Więcej o tym, co zostaje poza samym KSeF, w opisie KSeF w SaldeoSMART.

U klientów zaczniemy od przeglądu kartoteki kontrahentów pod kątem kompletnych adresów, a ustawień dopasowania płatności nie ruszamy, dopóki producent nie pokaże obsługi numeru KSeF i identyfikatora zbiorczego na działającym koncie.

Źródła: blog SaldeoSMART, Co zmieni ISO 20022 w sposobie obsługi płatności? (22.09.2026) i Obowiązkowy numer KSeF w przelewach bankowych (3.09.2026), zasady urzędowe na ksef.podatki.gov.pl. Stan na 5.10.2026.

Fakty w tym wpisie pochodzą z komunikatu producenta SaldeoSMART. Ocena, przykłady i opis praktyki są nasze.