· Aktualność · Forgante
10 września 2026 roku SaldeoSMART poprowadził webinar o obiegu dokumentów. Zebraliśmy liczby z ankiety wśród uczestników i dopisaliśmy, co z nich wynika przy wdrożeniach.
10 września 2026 roku SaldeoSMART poprowadził godzinny webinar o obiegu dokumentów. Prowadzili go Miłosz Knapczyk i Adam Niewiedzioł z zespołu producenta. Dla osób, które się nie zapisały albo nie zdążyły obejrzeć, zebraliśmy liczby z ankiety wśród uczestników i dopisaliśmy, co z nich wynika przy wdrożeniach, które sami prowadzimy.
Producent zapytał uczestników webinaru o największy problem z obiegiem dokumentów w ich firmie. Najczęściej wskazywaną odpowiedzią, 48,6%, było długie oczekiwanie dokumentu na akceptację. Na drugim miejscu, z wynikiem 37,8%, uczestnicy wskazali brak informacji o tym, na jakim etapie jest dokument. Trzeci problem, 29,7%, to trafianie dokumentu do niewłaściwej osoby albo działu.
Przy pytaniu o korzyść z uporządkowania obiegu 64,9% uczestników wskazało lepszą kontrolę nad dokumentami jako główny powód, dla którego w ogóle warto się tym zająć. Liczby pochodzą z wpisu producenta z podsumowaniem webinaru; artykuł nie podaje liczby osób, które wzięły udział w ankiecie. Pytania, które nie zmieściły się w godzinę webinaru, producent opisał osobno w swoim Centrum Pomocy, razem z Nawigatorem konfiguracji obiegu dokumentów.
Te trzy problemy pokrywają się z tym, co widzimy przy wdrożeniach. Długie czekanie na akceptację prawie zawsze wynika z tego samego: dokument czeka na jedną konkretną osobę, a nikt w systemie nie wie, że akurat jest ona na urlopie albo w delegacji. Brak informacji o etapie w sporej części firm, z którymi pracujemy, to pochodna tego, że obieg wciąż żyje w mailu, nie w systemie, a skrzynki pocztowej nie da się przeszukać po statusie dokumentu. Trzeci problem, zła osoba, zwykle oznacza, że ścieżkę akceptacji ustawiono raz, przy starcie wdrożenia, i od tamtej pory nikt jej nie zmienił, chociaż firma urosła albo zmieniła strukturę.
U klientów zaczynamy więc nie od włączenia samego obiegu, tylko od spisania, kto akceptuje jaki rodzaj dokumentu i kto go zastępuje pod nieobecność. Dopiero to przenosimy do obiegu dokumentów w SaldeoSMART, razem z zastępstwami i terminami. Samo włączenie systemu bez tego porządku zmienia tylko miejsce czekania, nie powód czekania, więc go odradzamy jako pierwszy krok.
Stronę tego webinaru, razem z opisem, czego dotyczył, mamy u siebie: Dlaczego Twoja firma potrzebuje obiegu dokumentów.
Źródło: SaldeoSMART, Elektroniczny obieg dokumentów w firmie: wnioski z webinaru SaldeoSMART. Webinar odbył się 10.09.2026, prowadzili Miłosz Knapczyk i Adam Niewiedzioł.
Fakty w tym wpisie pochodzą z komunikatu producenta SaldeoSMART. Ocena, przykłady i opis praktyki są nasze.
Jeśli chcecie wiedzieć, kto u Was akceptuje jaki dokument i kto go zastępuje pod nieobecność, spiszemy to razem przed uruchomieniem obiegu.
Odpowiada osoba, która prowadzi wdrożenia, czyli jeden dedykowany ekspert, nie infolinia. Wolisz od razu zadzwonić? 513 805 506