SaldeoSMART rusza z kampanią o obiegu. My pokazujemy, jak układamy to u klientów

Kampania ruszyła 1 września. Bohaterami spotów są papierowe dokumenty krążące po budowie, restauracji, firmie i biurze rachunkowym, czyli to, co widzimy u klientów na co dzień.

Nowa kampania: dokument w drodze

Premierowy spot, otwierający całą serię, można obejrzeć na YouTube. Kolejne odcinki mają pokazywać tę samą historię w innych branżach: budowa, restauracja, biuro rachunkowe.

Kampania opiera się na schemacie czterech kroków: nowy dokument, zweryfikowany, zaakceptowany, gotowy. Do tego lista funkcji, które mają ten schemat wspierać w samym SaldeoSMART: status i właściciel dokumentu, jedna ścieżka dla dokumentów z KSeF i tych podanych ręcznie, funkcja Uzupełnij z AI przy wstępnym opisie, reguła Kontrahenta Niestandardowego dla ważnych dostawców, historia działań na dokumencie, akceptacja kosztów z aplikacji mobilnej i integracja z ponad 40 programami księgowo-finansowymi.

Źródło: blog SaldeoSMART, „O to biega w obiegach: nowa kampania SaldeoSMART” (stan na 4.09.2026).

Co ustawiamy jako pierwsze przy wdrożeniu

Kampania pokazuje problem od strony biura: kto ma sprawdzić fakturę, kto ją zaakceptować, gdzie ona w ogóle jest. Przy wdrożeniu obiegu u klienta zaczynamy od tych samych pytań, tylko w innej kolejności.

Najpierw właściciel dokumentu: kto konkretnie ma go zobaczyć jako pierwszy. Potem ścieżka akceptacji, czyli ile osób i w jakiej kolejności musi kliknąć „zatwierdzam”, zanim dokument trafi do księgowości. Na końcu jedna droga dla dokumentów z KSeF i tych podanych ręcznie: skan z telefonu idzie tym samym torem co faktura pobrana automatycznie, nie osobnym. Więcej o tym, jak ta ścieżka wygląda krok po kroku, piszemy na stronie obiegu dokumentów.

Najczęstszy błąd na start to za dużo etapów akceptacji naraz. Klient chce od razu ułożyć ścieżkę z czterema czy pięcioma akceptującymi, bo tak wygląda struktura firmy na papierze. W praktyce zwykle wystarczą dwie, najwyżej trzy osoby. Resztę dokłada się później, kiedy widać, gdzie faktura realnie utyka.

Jest też sytuacja, w której obieg odradzamy: jednoosobowa firma bez osób akceptujących. Bez kogoś, kto potwierdza koszt, ścieżka akceptacji nie ma czego pilnować, a program tylko dokłada klikanie.

Tak ułożona ścieżka wygląda w pracy prosto. Kierownik budowy dostaje powiadomienie, że czeka na niego faktura za materiały. Otwiera ją z telefonu, widzi kwotę i dostawcę, zatwierdza jednym kliknięciem. Dokument trafia dalej z historią tego, kto i kiedy go dotknął, więc od razu widać, na kim dokument czeka.

Webinar producenta i nasza konsultacja

Aktualizacja: webinar odbył się 10 września. Wyniki ankiety uczestników opisaliśmy we wpisie Co pokazała ankieta z webinaru o obiegu dokumentów, a podsumowanie samego spotkania jest na stronie webinaru.

Jeśli wolicie ułożyć obieg konkretnie u siebie, z Waszymi ludźmi i Waszymi dokumentami, umówmy się na rozmowę. Powiemy od razu, ile osób akceptujących ma sens przy Waszej skali.